Marloes Durinck
Duurzaam vergaderen
Vergaderen
Bijna iedereen heeft er ooit wel eens ingezeten, of aan deelgenomen.. een vergadering. Vaak is het beeld bij vergaderen die van lange monologen, mensen die ‘stiekem’ andere dingen aan het doen zijn en dat je aan het eind van een vergadering, of halverwege al, denkt ‘wat zonde van mijn tijd’. Bij mijn oude werkgever hadden we het ook wel over vergader toeristen. Mensen die van de ene naar de andere vergadering hobbelen, er wat verdwaasd bij zitten, om vervolgens door naar de volgende te gaan. Wees gerust, ik ga het niet hebben over vergadertechnieken, nou misschien een beetje, maar meer over waar je aan kunt denken als je het hebt over duurzaam vergaderen. Kijk je er ineens heel anders tegenaan.
Duurzaam vergaderen
Toen ik de titel opschreef voor deze blog dacht ik ‘dit kan natuurlijk van alles betekenen..’ En toch heb ik hem gehouden, want de blog gaat nou eenmaal over duurzaam vergaderen. Transparant en duidelijk, voorwaarden die horen bij duurzaam ondernemen. Want ook vergaderen, of een meeting houden, net hoe je het wilt noemen, kun je namelijk duurzaam doen. Als in dat je met de manier waarop je vergadert zo min mogelijk een negatief effect hebt op het milieu en de natuur. Op die manier draag je vrij laagdrempelig bij aan een betere wereld. En nee, hiervoor hoef je niet midden in de stromende regen in het bos kou kleumend op omgevallen boomstammen te gaan zitten ..
Aandachtspunten
Nog even iets anders ophelderen. Als ik het heb over duurzaam vergaderen, dan heb ik het ook niet over ellenlange vergaderingen, dat is anders duurzaam.. maar over vergaderen met duurzaamheid (de aarde en haar bewoners) in je achterhoofd. Nu zegt je dit misschien dan nog niet zo veel. Hier volgen een aantal aandachtspunten waar je aan kunt denken:
🍃 Locatie
🍃 Eten
🍃 Materiaal
🍃 Vervoer
🍃 Vorm
Locatie
Het meest duurzaam vergaderen is dat te doen op je eigen werkplek, scheelt onder andere vervoer en tijd. Want duurzaamheid gaat ook over kosten besparen. Maar als je dan toch extern wilt, speelt locatie een grote rol bij duurzaam vergaderen. Gelukkig wordt de vraag ernaar steeds groter, dus het aanbod ook. Hoe herken je nou of een vergaderlocatie duurzaam is? Meestal benoemen ze het al bij de informatie, of ze hebben het Green Key keurmerk. Het zijn in ieder geval bedrijven die het belangrijk vinden bij te dragen aan een betere wereld.
Een van de dingen bij een externe locatie waar je op kunt letten is het energie- en waterverbruik. Maar ja, dat is vaak niet direct zichtbaar en misschien een gekke vraag ‘hoe zit het met uw energie- en waterverbruik?’. Verder kun je letten op inrichting – bijvoorbeeld gerecycled materiaal, of circulair. Het wc papier, de servetten, dat soort dingen, of die van gerecycled materiaal gemaakt zijn. Kortom er zijn veel dingen die een vergaderlocatie duurzaam kunnen maken.
Eten
Wat je aanbied, of aangeboden krijgt, tijdens een vergadering bepaald ook het duurzame karakter van een vergadering. Biologisch, vegetarisch, veganistisch, Fair trade producten, lokale producten, geen plastic verpakkingen. Er zijn allerlei mogelijkheden om het eten en de bijbehorende dingen een duurzame draai te geven. Denk ook aan drank als in koffie en thee, maar ook water wat je eventueel schenkt. Kraanwater is net zo goed als water in flessen en veel duurzamer.
Materiaal
Afhankelijk van wat soort vergadering het is, heb je eventueel ook materiaal nodig. Schrijfwaren, whiteboards, dat soort zaken. Je kunt de deelnemers aan een vergadering het zelf mee laten nemen, of je kunt ervoor kiezen dat je schrijfblokken van gerecycled papier gebruikt. Ieder een Bambook of Steenpapier schrift wordt wat prijzig, maar ook dat zijn opties. Wat dacht je van pennen of potloden, ook die zijn verkrijgbaar van duurzaam materiaal. Op die manier maak je en reclame en een mooi statement met je bedrijf dat je staat voor duurzaamheid. Post its zijn ook in de duurzame variant te verkrijgen, van graspapier of herbruikbare post its. Zo zijn er nog wel meer kantoorartikelen die je gebruikt tijdens vergaderingen die een duurzaam alternatief hebben.
Vergaderen nieuwe stijl - wat je voorstelt mag je zelf uitvoeren
Vervoer
Ga je extern vergaderen, houd er dan rekening mee dat de locatie met openbaar vervoer te bereiken is. Scheelt weer in de auto kilometers als in brandstofkosten en minder CO2 uitstoot. Duurzaamheid kan namelijk prima hand in hand gaan met kosten besparen. Is de locatie wat lastiger te bereiken met het openbaar vervoer, zorg er dan voor dat deelnemers kunnen carpoolen. De gereden kilometers kun je qua CO2 uitstoot dan compenseren zodat de rit ernaar toe en terug zoveel mogelijk neutraal is qua effect op het milieu.
Vorm
De vorm hoe je vergaderd kun je ook nog meenemen in het duurzame aspect. Eh de vorm? Yep. Je kunt natuurlijk allemaal blijven zitten tijdens een vergadering, maar probeer ook eens andere vormen. Staand, lopend of wissel dat af, het is beter voor de aandacht, gezonder en zorgt er ook voor dat vergaderingen minder lang zijn. Wel zo efficiënt, wat uiteindelijk ook weer tijd en dus kosten bespaart.
Duurzame vergaderlocaties
Om het makkelijker voor je te maken heb ik een aantal duurzame vergaderlocaties en websites voor je op een rijtje gezet. Er zijn er uiteraard nog veel meer, maar bij deze zit je in ieder geval goed.
🏡 De geWoonboot
🏡 The Green Meeting Center
🏡 Buitenbusiness
🏡 Inspiratie op locatie
🏡 Origineel vergaderen
🏡 Natuurmonumenten
Anders vergaderen
Al de punten die ik hierboven noem kun je natuurlijk ook toepassen als je een ‘thuiswedstrijd’ speelt, dus dat je op je eigen werkplek of kantoor vergadert. Zo kijk je hopelijk weer anders naar een vergadering als je hem de volgende keer plant. Het gaat niet alleen om de vorm en locatie, maar ook wat je aanbied tijdens het vergaderen. Duurzaam vergaderen ook dat is duurzaam ondernemen.
Heb jij al wel eens nagedacht over duurzaam vergaderen?
Leuk als je het bij de reacties laat weten, vooral ook als je nog een leuke duurzame vergaderlocatie weet.
PS
Wil jij weten wat je nog meer op duurzaam gebied kunt doen binnen je bedrijf? Plan dan een gratis sessie met mij in en ik kijk graag even met je mee, je krijgt in ieder geval twee tips tijdens de sessie.
